No início da reunião foi apresentado o andamento do levantamento de dados junto aos líderes de ambiente. O sistema foi liberado na sexta, 15/09, e até o presente momento, 12 dos 44 líderes já logaram no sistema.
Foi solicitado que a professora Selene, presidente do GLOG, refinasse o planejamento logístico considerando o cenário intermediário e considerando o bloco C indo antes dos blocos A e B.
A reunião deste dia contou com a apresentação da primeira versão do plano logístico pela Presidente do Grupo de Trabalho de Gerenciamento do Plano Logístico (GLOG). Os cenários foram pensados em uma janela de tempo idealizada a partir das premissas da Direção. Alguns ajustes quanto ao escopo foram necessários e uma nova versão deve ser trabalhada nos dias seguintes e apresentadas à COGEP pelo GLOG.
Essa reunião contou com a presença da presidente do GLOG. Foi debatido a respeito das premissas da Direção Geral para a programação logística. Foi apresentado um cenário a ser o guia para uma primeira versão ao Plano Logístico. Ficaram determinadas datas importantes para entrega da primeira versão do Plano Logístico e do treinamento e atuação dos líderes de ambientes. Foi debatido sobre os impactos das intervenções de engenharia no cronograma do projeto.
Nesse dia a presidente do GLOG participou da reunião para preparar o material que foi iniciado para a produção do Plano Logístico. As premissas para a programação da mudança foram debatidas na Comissão. Alguns cenários forma imaginados para levar à Direção Geral um exemplo e se iniciar os trabalhos para essa definição importante no projeto.
Foi debatido sobre a vistoria da Caixa Econômica Federal realizada em 09/08/2023, que deve compor o processo de contratação do aluguel com intenção futura de compra do imóvel.
A Alocação Final foi definida pela Direção Geral neste mesmo dia, agora o estudo de ocupação segue para a engenharia levantar detalhes dos layouts dos ambientes e confirmações técnicas desse projeto.
O Plano Logístico terá na semana dessa reunião um Workshop com a equipe logística completa para nivelamento de conhecimentos e levantamento de resultados esperados. A convocação foi feita pela Direção Geral e terá um turno inteiro para a atividade que é fundamental para o plano.
Foi informado sobre o andamento do estudo de ocupação: agora a COGEP aguarda a definição da alocação final após as priorizações das novas áreas e a análise técnica da Divisão de Infraestrutura e Segurança do Trabalho para desenhos da planta.
O Plano Logístico está em andamento com a Coordenação Logística e o GLOG, com a COGEP auxiliando nas orientações das equipes logísticas quanto a seus papéis e objetivos.
Sobre o cronograma, a COGEP prossegue no estudo de nova estimativa dos tempos de processamentos de contratos e das obras para melhorar o grau de certeza da data do início da mudança.
Essa reunião contou com a presença de todos os membros consultivos, e foi apresentado o plano logístico, que foi transcrito abaixo.
Nele, teremos 5 grupos de trabalho
- Coordenação Logística
- Grupo de Gerenciamento do Plano Logístico (GLOG)
- Grupo de Gestão de Transportes (GTRAN)
- Grupo de Gestão de Pacotes e Lotes (GPAC)
- Grupo de Gestão de Entrevas (GENT)
Apresentação das Equipes Logísticas
Na parte da manhã foi feita uma reunião de alinhamento para o escopo do Restaurante Universitário. Foi optada pela opção de cessão de espaço, com o RU sendo responsável pela limpeza das mesas da área de convivência durante o horário das refeições. Existe na estrutura uma área adjacente e isolada do RU, no qual funcionava uma lanchonete; optou-se anexar essa área à área cedida para o RU.
Foram também discutidas opções de cessão de espaço para lanchonetes, mas que ficarão para serem definidas num futuro por não se tratarem de áreas essenciais para o pleno funcionamento do campus.
Na parte da tarde, aconteceu a segunda reunião geral com a Direção. Foram repassadas as demandas recebidas pelas chefias de departamento.
Foram definidas as equipes logísticas, integrando os voluntários e pessoas que foram convidadas a participar.
Por fim, foi apresentada a versão atual do sistema de controle da logística.
Foram repassadas uma lista inicial de prioridades indicadas pelos Chefes de Departamento e aprovadas pela Direção Geral.
Foi repassado o resultado do formulário de inscrição para voluntários que desejam participar da Comissão de Logística.
Foi apresentada a estagiária Luana, que ajudará na comunicação com as equipes logísticas, e foi apresentado à ela o cronograma atual de implementação dessas equipes.
Aproveitando a presença da Pró-Reitora de Permanência e Assuntos Estudantis essa semana no campus, será feita uma reunião para a definição do escopo dos novos contratos do RU e Lanchonete. Outros escopos que também precisam ser delimitados são os contratos de concessão do Teatro e de uma possível área de Reprografia.
As visitas dos supervisores de laboratório na semana anterior foram muito valiosas, trazendo sugestões e especificações que não haviam sido comunicadas previamente, como laboratórios que precisam estar próximos.
Além disso, como encaminhamento da reunião aberta do dia 7, será sugerida a criação de uma Comissão para Melhora de Ambientes, pensada para planejar e melhorar os ambientes da nova sede e cujo trabalho será paralelo e complementar ao da COGEP.
